Mengalami Gagal Validasi saat mendaftar menjadi mahasiswa baru di Universitas Terbuka (UT) Jakarta tentu bisa membuat panik. Namun, jangan khawatir, status ini biasanya muncul karena ada ketidaksesuaian antara dokumen yang diunggah dengan standar yang diminta oleh sistem pusat.
Berikut adalah panduan lengkap mengenai penyebab gagal validasi dan berkas apa saja yang harus Anda persiapkan dengan teliti agar proses pendaftaran berjalan lancar.
Mengapa Bisa Gagal Validasi?
Proses validasi di UT dilakukan untuk memastikan bahwa data calon mahasiswa valid dan sesuai dengan pangkalan data pendidikan nasional. Beberapa alasan umum kegagalan meliputi:
- Foto dokumen buram (blur) atau tidak terbaca.
- Dokumen terpotong (tidak menampilkan seluruh sisi kertas).
- Ukuran file terlalu besar atau terlalu kecil sehingga pecah saat diperbesar.
- Ketidaksesuaian data antara ijazah, KTP, dan data di KK/Dukcapil.
Daftar Berkas Penting & Tips Agar Lolos Validasi
Agar proses pendaftaran Anda di UT Jakarta sukses dalam sekali unggah, perhatikan detail berikut:
- Form Pas Foto Terbaru
Ini adalah salah satu poin yang paling sering menyebabkan gagal validasi.
Ketentuan: Gunakan latar belakang warna merah/biru atau dengan latar belakang polos.
Kualitas: Wajah harus menghadap depan, pakaian rapi (berkerah), dan pencahayaan terang. Hindari foto hasil selfie atau foto lama yang di-scan ulang secara kasar.
- Fotokopi Ijazah yang Dilegalisir
Ijazah adalah bukti kelulusan utama yang diverifikasi dengan ketat.
Pastikan: Stempel legalisir dari sekolah/dinas pendidikan harus terlihat jelas dan basah (bukan hasil fotokopi dari fotokopi).
Tips: Jika ijazah Anda sudah memiliki QR Code (Ijazah Digital), pastikan kode tersebut tidak tertutup saat difoto agar sistem bisa melakukan verifikasi otomatis.
- Formulir Tanda Tangan Mahasiswa
Anda akan diminta mengunduh form tanda tangan dari laman admisi-isi.ut.ac.id.
Kesalahan Umum: Tanda tangan tidak mengenai materai atau tinta pulpen terlalu tipis.
Solusi: Gunakan pulpen hitam agar terlihat kontras saat di-scan.
Kartu Tanda Penduduk (KTP) Asli
Pastikan: Data di KTP (NIK, Nama, Tempat Tanggal Lahir) harus sama persis dengan yang ada di Ijazah.
Masalah: Jika ada perbedaan nama (misal: di Ijazah pakai gelar, di KTP tidak), Anda mungkin butuh surat keterangan dari desa/kelurahan.
Surat Pernyataan Keabsahan Dokumen
Ketentuan: Unggah Surat Pernyataan Keabsahan Dokumen Anda lengkap dengan Nama, Tempat dan tanggal lahir, Alamat, Nomor telepon, Email, Materai 10 ribu (bukan E-materai).
Pastikan: tanda tangan SECARA MANUAL, BUKAN DALAM BENTUK DIGITAL mengenai materai dengan jelas sehingga datanya dapat kami baca (hasil scan/foto harus berwarna).
Formulir: silakan unduh di laman [tautan mencurigakan telah dihapus] kemudian pilih “Formulir Surat Pernyataan Kebenaran Data dan Keabsahan Dokumen”.
Formulir Tanda Tangan Mahasiswa UT
Ketentuan: Silakan lengkapi formulir dengan detail berikut: NIK, Nama Lengkap, Tempat Lahir, dan Tanggal Lahir.
Tambahkan tanda tangan dan paraf SECARA MANUAL, BUKAN DALAM BENTUK DIGITAL, setelah itu, unggah kembali formulir tersebut.
Formulir: silakan unduh di laman [tautan mencurigakan telah dihapus] kemudian pilih “Formulir Tanda Tangan Mahasiswa UT”.
Langkah Antisipasi Jika Terlanjur Gagal
Jika muncul notifikasi “Gagal Validasi” di dashboard Sia UT Anda:
Cek Catatan Verifikator: Biasanya ada keterangan spesifik mengapa dokumen ditolak (misal: “Ijazah tidak terbaca”).
Unggah Ulang (Re-upload): Segera perbaiki dokumen yang diminta. Jangan menunda karena ada batas waktu periode pendaftaran.
Gunakan Aplikasi Scanner: Jangan hanya memotret dengan kamera HP biasa. Gunakan aplikasi seperti Adobe Scan atau Microsoft Lens untuk mendapatkan hasil scan yang tegak lurus dan jernih.
Kunjungi SALUT atau Kantor UT Jakarta: Jika masih mengalami kesulitan teknis, Anda bisa datang ke kantor UT Jakarta untuk mendapatkan bantuan langsung dari petugas.
Kesimpulan
Kunci utama keberhasilan validasi adalah kejernihan dokumen dan kesesuaian data. Pastikan semua file dalam format .jpg atau .pdf sesuai instruksi dengan ukuran maksimal biasanya sekitar 1MB per file.
